Unique Construct: Fünf Stunden pro Woche zurück bei der Geschäftsleitung.Five hours per week returned to the leadership team.

AusgangslageStarting point

Unique Construct verantwortet mehrere Bauprojekte parallel — Koordination zwischen Bauleitung, Subunternehmern, Fachplanern und Auftraggebern. Die Geschäftsleitung verbrachte drei bis vier Stunden pro Tag mit administrativer Routine: E-Mail-Triage, Meeting-Protokollierung, Dokumentenaufbereitung. Zeit, die nicht für Kundenbeziehungen und Projektrisiken blieb.Unique Construct runs multiple construction projects in parallel — coordinating between site management, subcontractors, specialist planners and clients. The leadership team spent three to four hours per day on administrative routine: email triage, meeting minutes, document preparation. Time that was missing for client relationships and project risk.

HerausforderungChallenge

• 200+ eingehende E-Mails pro Tag über drei Führungsebenen — ohne klare Priorisierung200+ incoming emails per day across three leadership tiers — without clear prioritisation
• Meeting-Protokolle erschienen typischerweise zwei bis drei Tage nach dem Termin — wenn überhaupt. To-Dos blieben in den Köpfen der Teilnehmer statt im Projektmanagement-ToolMeeting minutes typically arrived two to three days after the meeting — if at all. To-dos stayed in participants' heads instead of the project management tool
• Mehrere Microsoft- und Google-Accounts pro Führungskraft — projektbedingt für Kunden-Mandate, Joint-Ventures und interne Themen. Ständiger Account-Wechsel, keine konsolidierte Sicht auf den TagMultiple Microsoft and Google accounts per executive — required by project setup for client mandates, joint ventures and internal topics. Constant account switching, no consolidated view of the day
• Wichtige Freigaben und Entscheidungen versanken in E-Mail-Threads, waren nachträglich schwer auffindbarImportant approvals and decisions got lost in email threads and were hard to retrieve afterwards
• Dokumentenablage und Versionierung uneinheitlich zwischen ProjektteamsDocument storage and versioning inconsistent across project teams
• Keine durchgängige Audit-Spur für Compliance-relevante FreigabenNo end-to-end audit trail for compliance-relevant approvals

Vorgehen — 10 Tage PilotApproach — 10-day pilot

1. Tag 1–2 · Assessment: Prozess-Mapping der kritischen Workflows, Identifikation der Top-Pain-Points, Bestandsaufnahme aller Microsoft- und Google-Accounts pro FührungskraftDay 1–2 · Assessment: Process mapping of critical workflows, identification of top pain points, inventory of all Microsoft and Google accounts per executive
2. Tag 3–6 · Setup: Deployment von Smart Inbox, Meeting-Minutes (inkl. Task-Sync zum PM-Tool), Document-Agent und Multi-Account-KonsolidierungDay 3–6 · Setup: Deployment of Smart Inbox, Meeting Minutes (incl. task sync to the PM tool), Document Agent and multi-account consolidation
3. Tag 7–8 · Integration: Anbindung Microsoft 365 + Google Workspace (mehrere Accounts pro Person), Projektmanagement-Tool-Sync, Konfiguration der Freigabe-Gates, Audit-Trail aktiviertDay 7–8 · Integration: Connection of Microsoft 365 + Google Workspace (multiple accounts per person), project management tool sync, configuration of approval gates, audit trail activated
4. Tag 9–10 · Go-live: Schulung der Führungsebenen, Begleitung in der ersten produktiven Woche, Feintuning der Tonalität und PlaybooksDay 9–10 · Go-live: Training of the leadership tiers, hand-holding through the first productive week, fine-tuning of tone of voice and playbooks

Ergebnis nach drei MonatenOutcome after three months

Helvetiq OS läuft produktiv im Tagesbetrieb. Die spürbarsten Effekte:Helvetiq OS runs productively in daily operations. The most tangible effects:

Was sich qualitativ verändert hatWhat changed qualitatively

• Smart Inbox: E-Mail-Triage von ca. 90 Minuten auf rund 20 Minuten täglich reduziert. Sortiert nach Dringlichkeit, entwirft Standard-Antworten zur Freigabe, archiviert das RauschenSmart Inbox: Email triage reduced from roughly 90 minutes to about 20 minutes per day. Sorted by urgency, drafts standard replies for approval, archives the noise
• Automatische Meeting-Protokolle: Während der Besprechung wird das Protokoll strukturiert erstellt (Entscheide / offene Punkte / Folgeaktionen) und innerhalb von Minuten an alle Teilnehmer versendet — ohne manuelle NachbearbeitungAutomatic meeting minutes: During the meeting the minutes are produced in a structured form (decisions / open points / follow-up actions) and sent to all participants within minutes — with no manual rework
• Tasks direkt im Projektmanagement-Tool: To-Dos und Folgeaktionen aus dem Protokoll werden automatisiert in die bestehenden PM-Tools übertragen — inklusive Verantwortlicher und Fälligkeit. Aus dem Meeting direkt ins Backlog, ohne Copy-Paste-SchrittTasks straight into the project management tool: To-dos and follow-ups from the minutes are pushed automatically into the existing PM tools — including owner and due date. From the meeting straight into the backlog, no copy-paste step
• Multi-Account-Konsolidierung: Die Geschäftsleitung arbeitet projektbedingt mit mehreren Microsoft-Accounts (teilweise zusätzlich Google) — für Kunden-Mandate, Joint-Ventures, interne Projekte. Helvetiq OS bündelt diese Accounts in einer einzigen Oberfläche: ein Inbox-Stream, ein Kalender, eine Aufgabenliste. Kein Account-Wechsel mehrMulti-account consolidation: The leadership team works with multiple Microsoft accounts (sometimes Google in addition) due to project setup — for client mandates, joint ventures, internal projects. Helvetiq OS bundles these accounts into a single surface: one inbox stream, one calendar, one task list. No more account switching
• Freigabe-Gate bei jedem versendeten Mail, jeder neuen CRM-Notiz, jeder Termin-Annahme — keine versehentlich versendeten Entwürfe mehrApproval gate on every sent mail, every new CRM note, every meeting acceptance — no more accidentally sent drafts
• Vollständige Audit-Spur aller KI-Aktionen — jederzeit abrufbar für Compliance-FragenFull audit trail of all AI actions — retrievable at any time for compliance questions